Embora a maioria das escolas reconheça a importância de uma gestão eficiente, muitas acabam não adotando boas práticas devido à rotina intensa ou à percepção de que não são indispensáveis. No entanto, uma administração bem estruturada é fundamental para garantir que a escola funcione de forma alinhada aos seus objetivos institucionais.
Aqui estão 4 sugestões para ajudar na organização e gestão da sua escola
1 – Matriz de Eisenhower – Ideal para Quem Tem Dificuldade em Priorizar Tarefas – É uma ferramenta de gestão de tempo e produtividade que auxilia na priorização de tarefas com base em sua urgência e importância.
Inspirada no ex-presidente dos EUA e comandante das forças americanas na Segunda Guerra Mundial, Dwight D. Eisenhower, essa abordagem ajudava-o a tomar decisões mais eficientes.
A matriz é dividida em quatro quadrantes, que organiza as tarefas de acordo com quatro critérios principais. Para otimizar seu uso, recomenda-se aplicá-la no início da semana, para ajudar a definir prioridades e manter o foco no que realmente faz a diferença.
Liste todas as suas tarefas semanais e mantenha a matriz em um local visível. Ela pode ser utilizada simultaneamente para organizar tanto tarefas pessoais quanto profissionais, tornando a gestão do tempo mais eficaz.
2 – A Importância da Rotina e da Gestão do Tempo – A nova cultura comportamental tem levado ao aumento da ansiedade e da desorganização devido à falta de foco. Por isso, a criação e o cumprimento de uma rotina são essenciais. O primeiro passo para uma boa organização é estabelecer horários fixos.
- A autonomia deve estar associada à responsabilidade. Desde o início do ano, é fundamental reduzir a tolerância ao descumprimento das regras estabelecidas, como atrasos, falhas na rotina, ausência em reuniões e não entrega dos combinados.
- Disciplina e Comprometimento – No início, é comum enfrentar dificuldades para cumprir as atribuições nos horários estabelecidos. Geralmente, nos primeiros meses, conseguimos executar cerca de 50% da programação, mas esse percentual tende a melhorar com o tempo, à medida que os benefícios da organização se tornam evidentes.
- Organização dos horários – Para facilitar essa organização, recomendamos o uso do Google Calendar, um serviço gratuito da Google que permite criar e gerenciar compromissos de forma prática e acessível.
3 – Reuniões mais eficientes
As reuniões variam conforme os participantes, temas, necessidades e frequência. A seguir, destacamos as principais para as escolas. O ideal é que tenham duração de aproximadamente 1 hora e ocorram semanalmente
Para obter os resultados esperados nas reuniões de gestão, mantenha o horário agendado e limite o tempo de duração. Também evite os desvios e siga a ordem abaixo estipulada:
4 – Hábito do Registro – Aperfeiçoando o Processo de Delegação
Após a reunião, o líder — seja diretor, coordenador ou gestor do setor — deve registrar os combinados em um local apropriado para acompanhar o fluxo do processo e garantir uma delegação eficaz.
Além disso, é essencial enviar uma ata para os participantes com os acordos estabelecidos e, na reunião seguinte, verificar se as ações foram executadas.
Dessa forma, a equipe passa a responder aos pedidos de forma proativa, reduzindo a necessidade de cobranças constantes. Afinal, a equipe trabalha junto com os líderes e não apenas para eles.
Christian Coelho
CEO do Grupo Rabbit