Segundo Tadeu da Ponte, coordenador do Insper, mantenedor da Primeira Escolha Avaliações e cofundador da Explora, braço de pesquisas do Grupo Rabbit, “gestão de crise refere-se ao que se aprende decorrente de um grande problema, de uma catástrofe, de uma pandemia. É quando somos violentamente arrancados da nossa zona de conforto, em uma situação desconhecida e cheia de incertezas; são acionados nossos instintos mais primitivos, entramos no modo de luta pela sobrevivência. Absolutamente ninguém gostou do que a pandemia nos causou. Mas, é inegável a velocidade e o volume de aprendizado organizacional acumulado”.
O Planejamento Estratégico sempre foi um exercício de catalisar o aprendizado em busca da criação da cultura organizacional da empresa, por meio das escolhas certas, com o objetivo de gerar os melhores resultados.
Para que isso aconteça de forma natural, faz-se necessário a implantação dos processos fundamentais de gestão: Descrições de funções e Organograma de responsabilidades.
Descrições de funções – Inicie o projeto com a utilização do modelo de planilha abaixo:
A função é o componente principal de um trabalho. Exemplo: para um coordenador, uma função importante é assistir às aulas dos professores. Para que cada função seja concluída com êxito, uma ou mais tarefas associadas precisam ser realizadas. A tarefa é uma parte completa do trabalho, que envolve algum objetivo particular. Para que se possa assistir às aulas de forma consistente, uma tarefa importante é utilizar uma planilha de análise de desempenho de sala de aula. Cada tarefa pode ser subdividida em atividades. Nesse caso, as atividades são: escolher um sistema de análise do professor em sala de aula e criar um calendário com constância e periodicidade.
Cada cargo tem várias funções; cada função está associada a várias tarefas; cada tarefa, a várias atividades e quanto mais alto o nível hierárquico, maior será a quantidade de funções.
Uma descrição de funções detalhada propicia a construção de um organograma de responsabilidades que irá propiciar à instituição uma melhor organização, clareza, visão holística da equipe e economia.
CHAs – A descrição de funções proposta também possui uma abordagem orientada a uma primeira análise do perfil da pessoa baseada no conceito CHAs.
CHAs refere-se aos Conhecimentos, às Habilidades e às Atitudes necessárias para a realização de uma função.
O conhecimento é o que uma pessoa necessita possuir para desempenhar um determinado trabalho. Um coordenador precisa ter conhecimento das técnicas de lideranças de pessoas para desenvolver seu professorado e gestão de processos para organizar o seu setor. Um professor precisa conhecer o conteúdo da aula que irá ministrar.
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As habilidades estão associadas ao saber fazer, isto é, a ação que indica a capacidade adquirida. Assim, identificar variáveis, compreender fenômenos, relacionar informações, analisar situações-problema, sintetizar, julgar e relacionar são exemplos de habilidades.
Para efetuar uma reunião de feedback com professores, o coordenador precisa, além do conhecimento técnico, da habilidade em liderança para conduzir o grupo, deixá-lo seguro e aberto para novas aprendizagens.
Aptidão, dom ou talento é o potencial nato para desenvolver as habilidades.
As atitudes são as manifestações diárias do nosso comportamento na escola. É uma disposição para agir a um estímulo de uma determinada maneira de acordo com nossos traços comportamentais.
A capacidade da pessoa em mobilizar suas habilidades (saber fazer), seus conhecimentos (saber) e suas atitudes (saber ser) para solucionar determinada situação-problema é a definição mais amplamente utilizada de competência.
Logicamente, o propósito da descrição de funções não é traçar um perfil psicológico, mas pode contribuir para o líder conhecer melhor os integrantes da sua equipe, verificar se estão felizes nas suas funções e se estão preparados para desempenhar seus papéis.
Durante uma semana, o colaborador anotará ao longo do dia todas as tarefas e suas respectivas atividades, e o tempo que levou para executá-las. Também é importante preencher os campos destinados à análise do perfil e do conhecimento. A planilha não deverá ser usada como diário, não repita as tarefas e atividades.
Desta forma, a escola terá uma descrição das funções, noções de quais competências a função exige e quais o colaborador possui. O cruzamento das informações apuradas ajudará na montagem do organograma de responsabilidades e na realização do inventário de tarefas.
Inventário de tarefas e atividades – O inventário de tarefas é a compilação e o registro de todas as tarefas e atividades de um setor, descrita pela descrição de funções de um grande número de pessoas. É um documento mais completo e, geralmente, utilizado para treinamento de novos funcionários ou checklist de padronização periódico.
Sugiro iniciarmos o desenvolvimento dos inventários de tarefas pela coordenação, professores e equipe de atendimento e vendas, e que estes sejam anexados aos seus respectivos manuais.
Montagem do Organograma de Responsabilidades – Este organograma tem o papel de criar uma organização visual (imagem mental) de todos os membros e das funções da equipe, fazendo com que seus integrantes assumam a autoria de seus atos, sem perder a visão global do processo. Para isso, os organogramas precisam ser fixados em locais visíveis para todos os colaboradores.
No momento de distribuir as funções, é importante que a maioria das atividades operacionais seja delegada aos subordinados, com exceção das que envolvam algum tipo de risco, como o atendimento aos pais insatisfeitos.
Operacionais são as atividades que dependem somente da própria pessoa e que necessitam mais do que uma hora diária para serem executadas. Enquanto que atividades gerenciais estão ligadas ao desenvolvimento de planejamentos, à análise e ao trabalho em equipe que necessitam de gerenciamento e liderança dos colaboradores.
Essas ações irão propiciar uma melhor organização e visão do todo, sendo essenciais para superarmos mais um ano de grandes desafios.
Christian Rocha Coelho
CEO Grupo Rabbit