Uma instituição de ensino com as finanças sadias precisa pagar suas despesas e ter lucro no final do mês com o uso da arrecadação das mensalidades dos alunos.
A proposta de criar estratégias de captação de recursos extras, isto é, formar uma cultura de prospecção, deve ser utilizada preferencialmente em investimentos, propaganda, retenção de talentos e motivação da equipe, ao completar os salários dos colaboradores por meio de bônus.
Prospecção é uma palavra com origem no latim – prospectione – que significa a ação de prospectar ou pesquisar. Também é um termo da geologia usado para descrever os métodos utilizados para descobrir jazidas de uma mina, isto é, buscar riquezas.
No âmbito das práticas modernas dos recursos humanos, política de prospecção é criar a cultura na empresa onde todos podem, de forma direta e indireta, captar recursos para aumentar o seu ganho pessoal e, por consequência, elevar o ganho coletivo.
A secretária, além das suas funções habituais, cuidará da locação da quadra, e uma das atendentes ficará encarregada de captar patrocínio para o site e para o jornal virtual na época de baixa sazonalidade. Ambas receberão uma comissão do que for arrecadado, em forma de bônus semestrais.
Em um primeiro momento, parece impossível aumentar as tarefas de qualquer pessoa dentro da instituição, pois, geralmente, estão exacerbadas de trabalho. Mas, quando se implantam as estratégias de gestão de tempo com horários fixos e checklists periódicos, percebe-se que é possível melhorar a produtividade e inserir atividades secundárias utilizando poucas horas semanais dos colaboradores.
Os recursos extras são considerados pequenos se comparados com o faturamento das mensalidades. O que tem que ser levado em consideração é que estes são muito lucrativos, pois os custos fixos para gerá-los já existem na instituição, como infraestrutura e mão de obra.
Para alcançar o resultado esperado, o primordial é que cada projeto de captação de recursos extras tenha sua gestão descentralizada, isto é, que cada projeto tenha um “dono” que será responsável pelo seu sucesso ou fracasso e será remunerado por isso.
O custo x benefício não valerá a pena se o projeto ficar sob a responsabilidade do mantenedor que precisa se concentrar na prestação dos serviços principais. Este deverá atuar somente como coaching em reuniões periódicas de checklist e análise de resultados.
Todos precisam ter a consciência de que no mundo do empreendedorismo, primeiro se trabalha e depois se ganha, não existe a concomitância e nem a ordem inversa. A frustração e ansiedade também são fatores que levam ao fracasso dos projetos. Para que isso não aconteça, é preciso ter clareza da situação e estipular um prazo de 6 meses a 1 ano para começar a obter dividendos.
Exemplos de projetos:
1 – Sublocação e ou parceria com cursos de graduação e pós-graduação ou escolas de idiomas, para serem implantados nos períodos e espaços ociosos.
2 – Clube de descontos – as famílias recebem mensalmente um newsletter com a divulgação dos parceiros (empresas regionais), como buffet infantil, academia, cabelereiro… Para isso, as empresas disponibilizam um determinado investimento para a escola e um percentual de desconto para os pais.
3 – Patrocínio de espaços – comum em algumas faculdades, as escolas de maior porte podem negociar algum tipo de investimento com empresas do setor educacional em troca da comunicação de um determinado espaço, por exemplo: mudar o nome e a comunicação da sala de informática para a sala Microsoft.
4 – Locação de espaço para festas de aniversários dos alunos em horários ociosos e oferecer buffet e animação.
5 – Em parceria com o professor de Educação Física ou empresa do setor, inaugurar uma escolinha de esportes (futebol, vôlei e basquete) e/ou ginástica para alunos e pais, pode até abrir para o bairro.
6 – Loja física e virtual – vender uniforme, material de papeleira…
Não se esqueça de que todos os valores repassados pelos projetos necessitam ser incorporados à folha de pagamento e registrados na descrição de funções. Devido à legislação trabalhista, os professores, infelizmente, não poderão participar de funções que não estejam relacionadas a sua atividade.
Utilize a época de baixa sazonalidade, entre março e agosto, para implantar e potencializar os projetos com seu time comercial. Assim, eles poderão gerar recursos além da captação de matrículas novas durante o ano todo.
Alguns clientes da Rabbit que utilizam as estratégias apresentadas alcançam mais de 20% do seu faturamento bruto com ganhos além das mensalidades.
Christian Rocha Coelho
CEO Grupo Rabbit