Atualmente, na era da informação, os dias apresentam muitos acontecimentos e a distração pode ocorrer por diferentes fatores. Em função disso tudo, é imprescindível criar a cultura organizacional na sua empresa. Estar organizado é um processo momentâneo, criar uma política organizacional significa buscar a gestão em tempo integral, faça chuva ou faça sol. Para isso, faz-se necessário:
- Descentralizar
- Gerir o tempo
- Aprender a delegar e focar no que é mais importante
- Ser resiliente
- Saber equilibrar a vida pessoal com a profissional
- Realizar-se
Só assim sobrará tempo para os líderes pensarem e desenvolverem a instituição em que trabalham, pois os “incêndios” e falhas serão reduzidos a números insignificantes. E mesmo quando ocorrerem serão sanados e os clientes atendidos imediatamente. Portanto, esta é a base para quem busca a excelência pedagógica e administrativa. Sem ela, os coordenadores não terão tempo para assistir às aulas e desenvolver os professores, o atendimento não fará jus ao nome e a direção no mês de março já estará estressada. Em termos amplos, os principais motivos da desorganização são:
- Sobrecarga de trabalho
- Excesso de interrupções
- Falta de rotina
- Ausência de ferramentas de apoio
- Desejo excessivo de novidades
- Perfeccionismo
- Procrastinação
- Centralização
Início da reengenharia – O ideal para começar é estabelecer e cumprir uma meta de cada vez para que não se sobrecarregue e desista.
Descentralizar – Através da descrição de funções, esta etapa tem a finalidade de gerar as bases organizacionais para que todos os colaboradores saibam e assumam a autoria de seus atos, tenham uma visão holística da instituição e comecem a desenvolver a gestão compartilhada ou em rede.
Descrição de funções – Iniciar a confecção do organograma utilizando a ferramenta de descrição de funções, que auxilia na distribuição das tarefas e evita que algumas atividades sejam esquecidas.
A função é o componente principal de um trabalho. Para um coordenador, uma função importante é assistir às aulas dos professores. Para que cada função seja concluída com êxito, uma ou mais tarefas associadas precisam ser realizadas.
A tarefa é uma parte complementar do trabalho, que envolve algum objetivo particular. Para que se possa assistir às aulas de forma consistente, uma tarefa importante é utilizar uma planilha de análise de desempenho de sala de aula.
Uma descrição de funções detalhada propicia a construção de um organograma de responsabilidades que irá propiciar à instituição uma melhor organização, clareza, visão holística da equipe e economia.
Natureza do trabalho – A carga diária de trabalho consiste em vários tipos de tarefas diferentes que podem ser categorizadas em três grupos:
- Tarefas operacionais – São as tarefas menos relevantes que só dependem de você e que são essenciais para manter o bom funcionamento do dia, como, por exemplo, responder e-mails.
- Tarefas interpessoais – Envolvem a troca de informações e interação emocional com outras pessoas, como participar de reuniões, assistir às aulas, resolver queixas, capacitar, entrevistar…
- Tarefas gerenciais – Preparar planejamentos, apresentações, escrever relatórios, analisar documentos, encontrar soluções para problemas e gerar novas ideias.
Uma rotina diária deve equilibrar as três naturezas de tarefas.
Durante uma semana, o colaborador registrará no decorrer do dia todas as tarefas, sem repeti-las. Também é importante preencher os campos destinados à análise do perfil e do conhecimento. Marque cada tarefa com dois símbolos:
Uma letra para indicar o tipo de tarefa: O para operacionais, I para interpessoais e G para gerenciais.
Sinalize com os sinais + ou -, indicando o nível de gasto de energia que você despende para executar a tarefa: ++ alta energia, + energia moderada, – energia baixa.
Ao final da semana, examine os resultados e verifique se os tipos de tarefas e gastos energéticos estão equilibrados e divididos ao longo da semana.
Desta forma, a escola terá uma descrição das funções, noções de quais competências cada função exige e quais o colaborador possui. O cruzamento das informações apuradas ajudará na montagem do organograma de responsabilidades e na realização do inventário de tarefas.
Aprender a determinar as prioridades: EXERCÍCIO – Uma forma simples de treinar o ato de priorizar é, após definir a descrição de funções, preencher o diagrama abaixo conforme as indicações dos rótulos.
A – São nitidamente o que se deve priorizar e fazer primeiro
B – Objetivos de médio e longo prazo
C – Propícias para a delegação
D – Reduza-as ao máximo
| A – IMPORTANTES E URGENTES | B – IMPORTANTES E NÃO URGENTES |
| C – URGENTES E NÃO IMPORTANTES | D – NÃO URGENTE E NÃO IMPORTANTE |
Inventário de tarefas – O inventário de tarefas é a compilação e o registro de todas as tarefas de um setor, a descrição das funções de um grande número de pessoas. É um documento mais completo que o organograma de responsabilidades e, geralmente, utilizado para treinamento de novos funcionários ou checklist de padronização periódico.
Sugiro iniciarmos o desenvolvimento do inventário de tarefas pela coordenação, professores e equipe de atendimento e vendas, e que estes sejam anexados aos seus respectivos manuais e ao site.
Definição do gestor pedagógico e educacional – Eleja três coaches (líderes), um Pedagógico para o monitoramento, um de Comunicação para o atendimento/marketing e um Acadêmico para o projeto Escola de Professores.
Montagem do Organograma de Responsabilidades – imagem mental – Este organograma tem o papel de criar uma organização visual (imagem mental) de todos os membros e as funções da equipe, fazendo com que seus integrantes assumam a autoria de seus atos, sem perder a visão global do processo.
Para isso, os organogramas devem estar fixados em locais visíveis para todos os colaboradores, um próximo ao local de trabalho e outro em um local comum, como o refeitório ou a sala dos professores.
Para o organograma próximo à sala do local de trabalho, fixe na parede um display porta-folha A4 com a descrição das funções e algumas linhas em branco para serem preenchidas quando o colaborador lembrar-se de alguma função e tarefa não especificada. Exemplo de organograma da Coordenação:
|
Responder e-mails |
|
Recepção de alunos e professores |
|
Monitoramento em sala de aula |
|
Orientação de estudos – professores |
|
Atendimento às famílias |
|
Coaching individual |
|
Reuniões com a direção |
|
Reuniões de feedback – professores |
|
Análise dos projetos pedagógicos |
|
Reuniões de funções orgânicas |
|
Planejamento de eventos |
|
Planejamento de reuniões de pais |
|
Calendário de provas |
|
Conselho de classe |
|
Planejamento da recuperação |
|
Verificação dos semanários |
|
Análise da meritocracia |
|
Comitê da alegria |
|
Verificação das provas |
|
Checklist de comunicados |
|
Planilha de gerenciamento de tempo mensal |
|
Rabbit – participação das reuniões in loco |
|
Rabbit – participação do programa de gestores |
|
Aprovação das peças de endomarketing |
Shadow management – Colaboradores de boa conduta e alta performance que acompanham e treinam os novos contratados, auxiliando os coordenadores e gestores. Em troca são capacitados na arte da liderança, reconhecidos como modelos positivos e mais próximos de promoções que os demais.
Checklist – Utilizar o organograma de responsabilidades como lista de verificação nas reuniões de monitoramento é uma poderosa ferramenta de gestão de todas as ações e estratégias desenvolvidas pela equipe naquele momento.
Atribuições constantes e orgânicas – Em uma instituição de ensino existem atribuições constantes e orgânicas. As atribuições constantes são as principais tarefas que o indivíduo deve desempenhar durante todo o tempo que estiver trabalhando. Geralmente, são fixas, predeterminadas e relacionadas diretamente ao cargo.
As atribuições orgânicas são atividades pontuais com começo, meio e fim, que podem mudar de responsável conforme a necessidade ou o desempenho. As atividades orgânicas tendem a evoluir e, em alguns momentos, passar por mudanças durante a sua aplicação.
Funções orgânicas – Para que o gestor pedagógico não se sobrecarregue, é muito importante que a demanda de ações operacionais fique a cargo da equipe pedagógica e que suas atividades se restrinjam à liderança da equipe e à gestão através do checklist nas reuniões de monitoramento.
O gestor pedagógico lista as atividades que necessitam ser realizadas durante um trimestre ou semestre e que podem ser delegadas. Em acordo com a equipe pedagógica e com o gestor de comunicação, divida e delegue as atividades de cada pessoa, de preferência de forma democrática. Não se esqueça de que, segundo os preceitos andragógicos, um adulto sente-se motivado quando participa da tomada de decisão e tem autonomia para agir em busca de seus objetivos.
Cada ação tem suas atividades discriminadas em uma planilha, com o respectivo responsável pela realização. O exemplo mostra quatro reuniões de monitoramento que servirão para avaliar se a tarefa foi realizada até a data combinada (FINAL). O espaço de observação serve para detalhar ou corrigir a ação.
Delegar pode requerer uma atenção maior no começo, mas, em médio prazo, proporcionará mais tempo para que os líderes possam exercer suas funções gerenciais.
Gerenciamento de tempo – Sempre ouvi falar que depois dos 20 anos o tempo passa voando, meses transformam-se em anos, que viram décadas e quando nos damos conta e olhamos para trás reclamamos que a vida é curta demais e nos indagamos: Por que temos a sensação de que o tempo passa rápido demais?
É porque gastamos o tempo em atividades que nada têm a ver com nossos objetivos, sonhos e com a nossa missão de vida. Na maior parte do tempo não fazemos nada significativo. Neste ano, quais atividades você realizou que realmente fizeram a diferença?
Durante o dia, perdemos muito tempo com tarefas circunstanciais, isto é, atividades que somos levados a fazer em função de situações que independem da nossa vontade, como atender às pessoas sem hora marcada e ser interrompido inúmeras vezes para responder perguntas ou consultas.
Ainda pior é passar o tempo resolvendo urgências que, se não forem executadas imediatamente, irão gerar algum tipo de problema.
É comum existirem pessoas que se alimentam de atividades urgentes, pois estas, quando resolvidas, deixam a sensação ilusória e pontual de salvador da pátria e super-herói, alimentando o ego e melhorando a
autoestima. Porém, com o passar do tempo, além do prejuízo à saúde, deixa a sequela da sensação de missão não cumprida e ocasiona falhas na gestão de processos devido à centralização e perda de autonomia do grupo.
O que realmente é importante são as ações que trazem resultados efetivos para a nossa vida. Ações feitas hoje que fazem a diferença no trabalho, na vida pessoal e para as pessoas que vivem conosco.
Algumas atitudes podem contribuir para melhorar a gestão de tempo e reduzir as atividades urgentes e circunstanciais, fazendo com que os processos propostos pela Rabbit sejam implantados nos períodos predeterminados.
| IMPORTANTES | URGENTES | CIRCUNSTANCIAIS |
| Priorize | Descrição de funções e organograma | Delegue |
| Coloque data e prazo | Monitoramento e checklist | Aprenda a dizer NÃO |
Planilha de Gerenciamento de tempo semanal – A planilha de gerenciamento de tempo tem a finalidade de auxiliar na organização da semana por meio da visualização e do controle de tarefas e funções.
Para que auxilie na redução de interrupções no trabalho dos líderes da instituição (direção, coordenação e orientação) pelas famílias e pelos próprios colaboradores, confeccione a planilha em formato de cartaz e fixe em local visível na sala dos professores e dos demais líderes.
A Escola tem duas opções de planilha de gerenciamento de tempo semanal: a fixa e a orgânica.
A planilha fixa remete apenas às funções mais importantes, com o objetivo de criar uma rotina que melhore a organização. Dica: Geralmente os problemas aparecem no início de cada período (ex.: falta de professores), por isso, evite marcar tarefas com horários fixos. Confira aqui um exemplo!
Síndrome da porta aberta – Nas minhas visitas a clientes escuto muitas vezes os diretores e coordenadores dizerem com orgulho que um dos grandes diferenciais da escola é a relação de portas abertas com as famílias e a possibilidade de atendê-las imediatamente, independentemente do horário ou afazeres dos colaboradores.
Apesar de parecer, em um primeiro momento, um atendimento personalizado, este comportamento, a médio e longo prazo, impede qualquer tentativa de organização, pois cria uma cultura de atividades circunstanciais na qual os colaboradores não têm controle sobre seus afazeres, além de passar a sensação de falta de profissionalismo e de que o papel prioritário do educador é atender aos pais e não educar os filhos.
A recepcionista/telefonista ou qualquer outra pessoa que exerça o papel de primeiro contato da escola, seja por telefone ou pessoalmente, tem um papel-chave na mudança da cultura organizacional. Para isso, é necessário seguir alguns protocolos:
1 – Direcionamento – Conduzir o contato telefônico ou pessoal para o responsável ou departamento que irá realmente resolver a dúvida ou problema e não passar tudo para a coordenação. Um resumo do organograma de responsabilidades auxiliará no direcionamento dos contatos.
2 – Listagem de horários – Entrada, almoço e saída dos líderes ajudam o 1º contato a ganhar tempo e impedem que o cliente descubra que, depois de esperar na linha, não será atendido porque a coordenadora está na hora de seu almoço.
3 – Entendimento e diferenciação – É imprescindível que a equipe de atendimento tenha acesso à planilha de gerenciamento de tempo dos líderes e seja instruída a saber distinguir se as questões são realmente emergenciais ou se podem ser postergadas.
A mudança de conduta de não parar tudo para atender aos pais será mais facilmente compreendida se a atendente explicar que a pessoa requisitada está ocupada atuando diretamente em uma ação que beneficiará o seu filho, como acompanhando o professor em sala de aula com o objetivo de melhorar a qualidade pedagógica.
4 – Retorno – É importante salientar que a coordenadora deverá, assim que estiver livre, ligar para a família. Para não ocorrer esquecimentos, sugiro a aplicação de um protocolo simples de ligação com checklist de verificação pela atendente.
Reuniões de equipe com limites de tempo – Líderes, como diretores, coordenadores e orientadores, não podem deixar que suas emoções administrem seu tempo. De forma inconsciente, dedicamos mais tempo às pessoas que gostamos e menos àquelas que não nos agradam. Sempre que agendar uma reunião, peça para a recepcionista avisar o horário do seu início e término.
Os coordenadores que apenas fazem reuniões individuais correm mais riscos de serem traídos pelas suas emoções. O mais eficaz é conduzir a equipe através de reuniões de monitoramento em grupo, checklist e feedback com constância e periodicidade, e usar os encontros individuais para as pessoas com reais dificuldades ou com comportamentos negativos.
Os pais como aliados na gestão da escola – Após implantar a cultura organizacional na escola, é hora de educar os pais. Para que a mudança ocorra com o mínimo de intempéries, proponho uma abordagem andragógica, enfatizando os benefícios que o filho irá obter com a mudança de atitude da escola em relação à gestão de horários.
Segundo um dos preceitos da andragogia, o adulto sente-se estimulado quando recebe um benefício para si ou, no caso, para seu filho.
Christian Rocha Coelho
CEO Grupo Rabbit