Planejamento estratégico é o processo de documentar e estabelecer uma direção para a sua instituição de ensino, avaliando onde ela está e aonde quer chegar. O planejamento estratégico tem como base missão, visão, valores da empresa e proposta pedagógica, seu posicionamento em relação ao mercado e atuações baseadas em dados concretos.
As ações a seguir são essenciais para qualquer empresa que busca o aprimoramento constante e a excelência na prestação dos seus serviços:
*KPIS – Quando uma métrica se torna um fator importante para a tomada de decisão, ela passa a ser um KPI.
A Rabbit propõe a realização das ações propostas no planejamento estratégico em cinco etapas diferente da ordem comumente utilizada pelo mercado, devido ao calendário escolar ser específico, existir prioridades comuns entre a maioria das escolas e a falta de disponibilidade de tempo.
1 – Definir o dono do projeto
Para que as ações sejam executadas e causem o menor impacto possível no modus operandi da escola, o projeto precisa de um dono, isto é, um responsável que acompanhe e verifique o cumprimento das tarefas nos prazos estabelecidos. O responsável pode realizar ou delegar as atividades desde que acompanhe a sua realização.
2 – Montar o organograma funcional
Premissa necessária de qualquer negócio que visa ao crescimento sustentável. A organização ocorre quando os líderes possuem uma visão holística da empresa para identificar as áreas que funcionam a contento e as lacunas que precisam melhorar.
Para que cada indivíduo cumpra suas tarefas, é importante construir um organograma funcional que propicie a visualização e a compreensão do funcionamento das relações da empresa e sua estrutura interna de trabalho.
3 – Mapeamento de perfil
Tem o objetivo de auxiliar os líderes a verificar se o colaborador que ocupa determinado cargo possui os pré-requisitos para desempenhar suas funções com qualidade. É comum em empresas familiares os cargos e funções se adequarem às pessoas existentes e não o contrário, como dita as regras básicas de administração.
Ao conhecer melhor o perfil de cada colaborador, podemos adequá-los aos cargos e funções mais adequados, aprimorar suas qualidades e reduzir as suas deficiências. O mapeamento divide o perfil do colaborador em três planos:
- Competência: conhecimento teórico, adquirido “na sala de aula”
- Habilidade: conhecimento prático, adquirido no dia-a-dia
- Atitude: traços de personalidade e comportamentos (como proatividade, inteligência emocional etc)
4 – Descrição de funções
Durante uma semana, o colaborador registra suas funções no decorrer do dia, sem repeti-las.
5 – Gestão de tempo
É um fator preponderante para gerir o seu negócio. Devido aos inúmeros afazeres, busca de inovações, resolução de problemas, reuniões e conversas com seus subordinados, os líderes têm muita dificuldade em manter rotinas.
Diante desse cenário, com algumas atividades emergenciais, operacionais e relacionais não previstas, a tendência é perder o controle do tempo e deixar de lado as prioridades. Para minimizar essas ocorrências, seguem três passos que devem ser tomados para alcançar o alto desempenho.
1º Passo – Calendário de horários fixos: Inicie o seu calendário com a montagem da sua agenda de atividades importantes e fixas. Por exemplo: reunião com o time de vendas, assistir às aulas, reunião de monitoramento com professores etc;
2º Passo – Utilize uma agenda digital, como a disponível no Google ou no Outlook: é importante para organização e planejamento do seu dia. Existem vários tutoriais na Internet que ensinam como utilizá-las.
3º Passo – Imagem mental: imprima um resumo das suas atividades importantes e fixe em locais estratégicos, como a sala dos professores e no mural de funcionários. Esta ação tem o objetivo de deixar claro que em determinados horários o líder não deve ser interrompido, com exceção de alguma emergência.
Dicas importantes
- A DISCIPLINA É TUDO! – No início é normal ter dificuldade em cumprir as atribuições nos horários estabelecidos. Normalmente, realizamos nos primeiros meses cerca de 50% da programação, que melhorará com o passar do tempo quando os resultados positivos forem comprovados.
É muito raro cumprir todas as tarefas determinadas devido à ocorrência de atividades emergenciais, como uma conversa com um pai nervoso, uma demissão não esperada ou um problema particular. O ideal é atingir 70% a 80% das metas.
- Início dos períodos – Geralmente, os problemas aparecem no início de cada período (ex.: falta de professores), por isso, evite marcar tarefas nesses horários.
- Aprenda a dizer não – Peça para os colaboradores não interromperem os líderes nos horários fixos. Sempre que possível, agende as reuniões com os pais e professores com horário de início e término.
- Priorização – O nível de importância muda de pessoa para pessoa, mas é necessário privilegiar as reuniões de monitoramento, assistir às aulas e atender aos pais.
- Calendário mensal – Algumas pessoas possuem muitas atividades sazonais durante o mês, com rotinas bem diferentes em cada semana. Para esse perfil de funções o melhor é criar um calendário mensal.
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Christian Rocha Coelho
CEO GRUPO RABBIT