Reuniões mais eficientes – Direção com Coordenação/Líder do setor
Para obter os resultados esperados mantenha a reunião no horário agendado e limite o tempo de duração. Também evite os desvios de siga a ordem abaixo estipulada
- Core business – Inicie a reunião com a avaliação das principais funções e tarefas que irão mudar de acordo com o setor.
- Rotina – Verifique se está sendo seguida.
- Análise as métricas – Tem o objetivo de analisar os resultados dos principais setores e ações da escola
- Ata e pauta – Faça uma pauta e efetue verifique se os combinados na reunião anterior foram realizados. É importante registrar em uma ata os principais tópicos discutidos.
- Funções orgânicas – Atividades circunstanciais como eventos e projetos listar as atividades que necessitam ser realizadas durante determinado período e que podem ser delegadas, como festa do dia das mães, reunião de pais, pesquisa de satisfação etc. Em acordo com a equipe pedagógica e com o gestor de comunicação, dívida e delegue as atividades de cada pessoa e monitore nas reuniões periódicas a sua evolução.
- Gestão de risco – Resolução de problemas que necessitam de ações imediatas.
- Auditoria – É um exame cuidadoso e sistemático das atividades desenvolvidas, cujo objetivo é averiguar se elas estão de acordo com as ações estabelecidas previamente, se foram implementadas com eficácia e alcançaram os resultados esperados.
Criar a cultura do feedback
Todos adoram, até o momento de receber uma crítica que julgue injusta ou desnecessária. A seguir, algumas dicas para minimizar este efeito negativo:
- Seja claro, direto, relacionado à determinada tarefa. Toda pontuação genérica pode ser encarada como julgamento ou lição de moral.
- Dê abertura para que os colaboradores também deem opinião no seu trabalho.
- Elogios fazem muito bem para aumentar a autoestima desde que sejam verdadeiros.
- Toda rotina tende a se tornar monótona. Pense em diversificar as atividades e dar novas responsabilidades. Funções orgânicas exploram novas habilidades, competências e desafios.
The Briefing – Logo após coletar dados em uma ação de monitoramento o líder, sempre que possível, deve propiciar um rápido feedback para o colaborador. O feedback mesmo que superficial é importante para que o líder não corra o risco de esquecer algum detalhe. Também será mais fácil para o colaborador para compreender o alinhamento a sua ação ou atitude, pois ela ainda estará na memória de curto prazo.
Ferramentas complementares
Além das premissas básicas acima apresentadas a escola pode completar o projeto de gestão com as seguintes propostas:
Definição do Propósito, Valores e Proposta Pedagógica – Identificar quais são as principais características, a essência e as qualidades que fizeram com que a escola fosse criada e ainda permaneça funcionando. Para que isso ocorra, é preciso definir os valores, o propósito e a proposta pedagógica que norteiam e conduzem a corporação.
Análise SWOT – é uma ferramenta de planejamento estratégico que permite avaliar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças (SWOT, em inglês) de uma empresa ou projeto. É uma técnica de gestão que ajuda a identificar pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças, permitindo aos gestores tomar decisões dominadas sobre o futuro da empresa ou projeto. A análise SWOT pode ser usada para diversos propósitos, incluindo planejamento estratégico, identificação de novas oportunidades de negócios e avaliação de projetos.
Combinados – Manuais – É de responsabilidade do líder assegurar que cada pessoa compreenda o que se quer dela. Também tem a função de alinhar as expectativas dos colaboradores e dizer à equipe o papel de cada um e como executá-lo.
Christian Rocha Coelho
CEO Grupo Rabbit