Uma rotina bem estabelecida possibilita que os líderes saibam o que esperar a cada dia, o que aumenta a previsibilidade e a segurança no ambiente de trabalho.
Também permite que se concentre em suas tarefas sem distrações desnecessárias. Isso leva a uma utilização mais eficiente do tempo, o que amplia a produtividade e, consequentemente, a rentabilidade da escola.
Para criar o calendário sugerimos a utilização da Google Calendar que é um serviço de calendário on-line oferecido gratuitamente pela empresa Google. Disponível em uma interface web, é possível adicionar, controlar eventos, compromissos e compartilhar a programação com outras pessoas. Para alcançar os resultados esperados é importante seguir as orientações abaixo:
- Horários fixo – Inicie a montagem do calendário com as reuniões e mais importantes que não devem ser canceladas. A direção deve priorizar as reuniões com a coordenação, secretaria, financeiro e vendas. Enquanto que a coordenação tem que dispor de horários fixos para assistir as aulas que não precisam ser realizadas em todo o seu periódico. Algumas vezes pode assistir o início e em outros o médio e o fim das aulas.
- O ideal é que a periodicidade das reuniões seja semanal ou no máximo quinzenais.
- Depois das atividades importantes, acrescente as demais tarefas da sua semana.
- Deixe espaços para gestão de crise e atividades esporádicas.
- Torne a planilha publica para que todos saibam a rotina dos lideres e tente enviar as interrupções.
- Reuniões de conselho – uma vez semana é importante que os mantenedores e diretos se reúnam para debater temas estratégicos e os assuntos que não devem ser discutidos junto aos colaboradores.
Disciplina – No início é normal ter dificuldade em cumprir as atribuições nos horários estabelecidos. Normalmente, realizamos nos primeiros meses cerca de 50% da programação, que melhorará com o passar do tempo quando os resultados positivos forem comprovados. É muito raro cumprir todas as tarefas determinadas devido à ocorrência de atividades emergenciais, como uma conversa com um pai nervoso, uma demissão não esperada ou um problema particular. O ideal é atingir 70% a 80% das metas.
- Início dos períodos – Geralmente, os problemas aparecem no início de cada período (ex.: falta de professores), por isso, evite marcar tarefas nesses horários.
- Aprenda a dizer não – Peça para os colaboradores não interromperem os líderes nos horários fixos. Sempre que possível, agende as reuniões com os pais e professores com horário de início e término.
- Priorização – O nível de importância muda de pessoa para pessoa, mas é necessário privilegiar as reuniões de monitoramento, assistir às aulas e atender aos pais.
- Calendário mensal – Algumas pessoas possuem muitas atividades sazonais durante o mês, com rotinas bem diferentes em cada semana. Para esse perfil de funções o melhor é criar um calendário mensal.
Christian Rocha Coelho
CEO Grupo Rabbit