Reengenharia Organizacional:
a base para a construção de uma educação de qualidade

Atualmente, na era da informação, os dias apresentam muitos acontecimentos e a distração pode ocorrer por diferentes fatores. Em função disso tudo, é imprescindível criar a cultura organizacional na sua empresa. Estar organizado é um processo momentâneo, criar uma política organizacional significa buscar a gestão em tempo integral, faça chuva ou faça sol. Para isso, faz-se necessário:

  •  Descentralizar
  •  Gerir o tempo
  •  Aprender a delegar e focar no que é mais importante
  •  Ser resiliente
  •  Saber equilibrar a vida pessoal com a profissional
  •  Realizar-se

Só assim sobrará tempo para os líderes pensarem e desenvolverem a instituição em que trabalham, pois os “incêndios” e falhas serão reduzidos a números insignificantes. E mesmo quando ocorrerem serão sanados e os clientes atendidos imediatamente. Portanto, esta é a base para quem busca a excelência pedagógica e administrativa. Sem ela, os coordenadores não terão tempo para assistir às aulas e desenvolver os professores, o atendimento não fará jus ao nome e a direção no mês de março já estará estressada. Em termos amplos, os principais motivos da desorganização são:

  •  Sobrecarga de trabalho
  •  Excesso de interrupções
  •  Falta de rotina
  •  Ausência de ferramentas de apoio
  •  Desejo excessivo de novidades
  •  Perfeccionismo
  •  Procrastinação
  •  Centralização

Início da reengenharia – O ideal para começar é estabelecer e cumprir uma meta de cada vez para que não se sobrecarregue e desista.

Descentralizar – Através da descrição de funções, esta etapa tem a finalidade de gerar as bases organizacionais para que todos os colaboradores saibam e assumam a autoria de seus atos, tenham uma visão holística da instituição e comecem a desenvolver a gestão compartilhada ou em rede.

Descrição de funções – Iniciar a confecção do organograma utilizando a ferramenta de descrição de funções, que auxilia na distribuição das tarefas e evita que algumas atividades sejam esquecidas.

A função é o componente principal de um trabalho. Para um coordenador, uma função importante é assistir às aulas dos professores. Para que cada função seja concluída com êxito, uma ou mais tarefas associadas precisam ser realizadas.

A tarefa é uma parte complementar do trabalho, que envolve algum objetivo particular. Para que se possa assistir às aulas de forma consistente, uma tarefa importante é utilizar uma planilha de análise de desempenho de sala de aula.

Uma descrição de funções detalhada propicia a construção de um organograma de responsabilidades que irá propiciar à instituição uma melhor organização, clareza, visão holística da equipe e economia.

Natureza do trabalho – A carga diária de trabalho consiste em vários tipos de tarefas diferentes que podem ser categorizadas em três grupos:

  • Tarefas operacionais – São as tarefas menos relevantes que só dependem de você e que são essenciais para manter o bom funcionamento do dia, como, por exemplo, responder e-mails.
  • Tarefas interpessoais – Envolvem a troca de informações e interação emocional com outras pessoas, como participar de reuniões, assistir às aulas, resolver queixas, capacitar, entrevistar…
  • Tarefas gerenciais – Preparar planejamentos, apresentações, escrever relatórios, analisar documentos, encontrar soluções para problemas e gerar novas ideias.

Uma rotina diária deve equilibrar as três naturezas de tarefas.

Durante uma semana, o colaborador registrará no decorrer do dia todas as tarefas, sem repeti-las. Também é importante preencher os campos destinados à análise do perfil e do conhecimento. Marque cada tarefa com dois símbolos:

Uma letra para indicar o tipo de tarefa: O para operacionais, I para interpessoais e G para gerenciais.

Sinalize com os sinais + ou -, indicando o nível de gasto de energia que você despende para executar a tarefa: ++ alta energia, + energia moderada, energia baixa.

Ao final da semana, examine os resultados e verifique se os tipos de tarefas e gastos energéticos estão equilibrados e divididos ao longo da semana.

Desta forma, a escola terá uma descrição das funções, noções de quais competências cada função exige e quais o colaborador possui. O cruzamento das informações apuradas ajudará na montagem do organograma de responsabilidades e na realização do inventário de tarefas.

Aprender a determinar as prioridades: EXERCÍCIO – Uma forma simples de treinar o ato de priorizar é, após definir a descrição de funções, preencher o diagrama abaixo conforme as indicações dos rótulos.

A – São nitidamente o que se deve priorizar e fazer primeiro

B – Objetivos de médio e longo prazo

C – Propícias para a delegação

D – Reduza-as ao máximo

A – IMPORTANTES E URGENTES B – IMPORTANTES E NÃO URGENTES
C – URGENTES E NÃO IMPORTANTES D – NÃO URGENTE E NÃO IMPORTANTE

Inventário de tarefas – O inventário de tarefas é a compilação e o registro de todas as tarefas de um setor, a descrição das funções de um grande número de pessoas. É um documento mais completo que o organograma de responsabilidades e, geralmente, utilizado para treinamento de novos funcionários ou checklist de padronização periódico.

Sugiro iniciarmos o desenvolvimento do inventário de tarefas pela coordenação, professores e equipe de atendimento e vendas, e que estes sejam anexados aos seus respectivos manuais e ao site.

Definição do gestor pedagógico e educacional – Eleja três coaches (líderes), um Pedagógico para o monitoramento, um de Comunicação para o atendimento/marketing e um Acadêmico para o projeto Escola de Professores.

Montagem do Organograma de Responsabilidades – imagem mental – Este organograma tem o papel de criar uma organização visual (imagem mental) de todos os membros e as funções da equipe, fazendo com que seus integrantes assumam a autoria de seus atos, sem perder a visão global do processo.

Para isso, os organogramas devem estar fixados em locais visíveis para todos os colaboradores, um próximo ao local de trabalho e outro em um local comum, como o refeitório ou a sala dos professores.

Para o organograma próximo à sala do local de trabalho, fixe na parede um display porta-folha A4 com a descrição das funções e algumas linhas em branco para serem preenchidas quando o colaborador lembrar-se de alguma função e tarefa não especificada. Exemplo de organograma da Coordenação:

Responder e-mails

Recepção de alunos e professores

Monitoramento em sala de aula

Orientação de estudos – professores

Atendimento às famílias

Coaching individual

Reuniões com a direção

Reuniões de feedback – professores

Análise dos projetos pedagógicos

Reuniões de funções orgânicas

Planejamento de eventos

Planejamento de reuniões de pais

Calendário de provas

Conselho de classe

Planejamento da recuperação

Verificação dos semanários

Análise da meritocracia

Comitê da alegria

Verificação das provas

Checklist de comunicados

Planilha de gerenciamento de tempo mensal

Rabbit – participação das reuniões in loco

Rabbit – participação do programa de gestores

Aprovação das peças de endomarketing

Shadow managementColaboradores de boa conduta e alta performance que acompanham e treinam os novos contratados, auxiliando os coordenadores e gestores. Em troca são capacitados na arte da liderança, reconhecidos como modelos positivos e mais próximos de promoções que os demais.

Checklist Utilizar o organograma de responsabilidades como lista de verificação nas reuniões de monitoramento é uma poderosa ferramenta de gestão de todas as ações e estratégias desenvolvidas pela equipe naquele momento.

Atribuições constantes e orgânicas Em uma instituição de ensino existem atribuições constantes e orgânicas. As atribuições constantes são as principais tarefas que o indivíduo deve desempenhar durante todo o tempo que estiver trabalhando. Geralmente, são fixas, predeterminadas e relacionadas diretamente ao cargo.

As atribuições orgânicas são atividades pontuais com começo, meio e fim, que podem mudar de responsável conforme a necessidade ou o desempenho. As atividades orgânicas tendem a evoluir e, em alguns momentos, passar por mudanças durante a sua aplicação.

Funções orgânicas – Para que o gestor pedagógico não se sobrecarregue, é muito importante que a demanda de ações operacionais fique a cargo da equipe pedagógica e que suas atividades se restrinjam à liderança da equipe e à gestão através do checklist nas reuniões de monitoramento.

O gestor pedagógico lista as atividades que necessitam ser realizadas durante um trimestre ou semestre e que podem ser delegadas. Em acordo com a equipe pedagógica e com o gestor de comunicação, divida e delegue as atividades de cada pessoa, de preferência de forma democrática. Não se esqueça de que, segundo os preceitos andragógicos, um adulto sente-se motivado quando participa da tomada de decisão e tem autonomia para agir em busca de seus objetivos.

Cada ação tem suas atividades discriminadas em uma planilha, com o respectivo responsável pela realização. O exemplo mostra quatro reuniões de monitoramento que servirão para avaliar se a tarefa foi realizada até a data combinada (FINAL). O espaço de observação serve para detalhar ou corrigir a ação.

Delegar pode requerer uma atenção maior no começo, mas, em médio prazo, proporcionará mais tempo para que os líderes possam exercer suas funções gerenciais.

Gerenciamento de tempo – Sempre ouvi falar que depois dos 20 anos o tempo passa voando, meses transformam-se em anos, que viram décadas e quando nos damos conta e olhamos para trás reclamamos que a vida é curta demais e nos indagamos: Por que temos a sensação de que o tempo passa rápido demais?

É porque gastamos o tempo em atividades que nada têm a ver com nossos objetivos, sonhos e com a nossa missão de vida. Na maior parte do tempo não fazemos nada significativo. Neste ano, quais atividades você realizou que realmente fizeram a diferença?

Durante o dia, perdemos muito tempo com tarefas circunstanciais, isto é, atividades que somos levados a fazer em função de situações que independem da nossa vontade, como atender às pessoas sem hora marcada e ser interrompido inúmeras vezes para responder perguntas ou consultas.

Ainda pior é passar o tempo resolvendo urgências que, se não forem executadas imediatamente, irão gerar algum tipo de problema.

É comum existirem pessoas que se alimentam de atividades urgentes, pois estas, quando resolvidas, deixam a sensação ilusória e pontual de salvador da pátria e super-herói, alimentando o ego e melhorando a

autoestima. Porém, com o passar do tempo, além do prejuízo à saúde, deixa a sequela da sensação de missão não cumprida e ocasiona falhas na gestão de processos devido à centralização e perda de autonomia do grupo.

O que realmente é importante são as ações que trazem resultados efetivos para a nossa vida. Ações feitas hoje que fazem a diferença no trabalho, na vida pessoal e para as pessoas que vivem conosco.

Algumas atitudes podem contribuir para melhorar a gestão de tempo e reduzir as atividades urgentes e circunstanciais, fazendo com que os processos propostos pela Rabbit sejam implantados nos períodos predeterminados.

IMPORTANTES            URGENTES CIRCUNSTANCIAIS
Priorize Descrição de funções e organograma Delegue
Coloque data e prazo Monitoramento e checklist Aprenda a dizer NÃO

Planilha de Gerenciamento de tempo semanal – A planilha de gerenciamento de tempo tem a finalidade de auxiliar na organização da semana por meio da visualização e do controle de tarefas e funções.

Para que auxilie na redução de interrupções no trabalho dos líderes da instituição (direção, coordenação e orientação) pelas famílias e pelos próprios colaboradores, confeccione a planilha em formato de cartaz e fixe em local visível na sala dos professores e dos demais líderes.

A Escola tem duas opções de planilha de gerenciamento de tempo semanal: a fixa e a orgânica.

A planilha fixa remete apenas às funções mais importantes, com o objetivo de criar uma rotina que melhore a organização. Dica: Geralmente os problemas aparecem no início de cada período (ex.: falta de professores), por isso, evite marcar tarefas com horários fixos. Confira aqui um exemplo!

Síndrome da porta aberta – Nas minhas visitas a clientes escuto muitas vezes os diretores e coordenadores dizerem com orgulho que um dos grandes diferenciais da escola é a relação de portas abertas com as famílias e a possibilidade de atendê-las imediatamente, independentemente do horário ou afazeres dos colaboradores.

Apesar de parecer, em um primeiro momento, um atendimento personalizado, este comportamento, a médio e longo prazo, impede qualquer tentativa de organização, pois cria uma cultura de atividades circunstanciais na qual os colaboradores não têm controle sobre seus afazeres, além de passar a sensação de falta de profissionalismo e de que o papel prioritário do educador é atender aos pais e não educar os filhos.

A recepcionista/telefonista ou qualquer outra pessoa que exerça o papel de primeiro contato da escola, seja por telefone ou pessoalmente, tem um papel-chave na mudança da cultura organizacional. Para isso, é necessário seguir alguns protocolos:

1 – Direcionamento – Conduzir o contato telefônico ou pessoal para o responsável ou departamento que irá realmente resolver a dúvida ou problema e não passar tudo para a coordenação. Um resumo do organograma de responsabilidades auxiliará no direcionamento dos contatos.

2 – Listagem de horários – Entrada, almoço e saída dos líderes ajudam o 1º contato a ganhar tempo e impedem que o cliente descubra que, depois de esperar na linha, não será atendido porque a coordenadora está na hora de seu almoço.

3 – Entendimento e diferenciação – É imprescindível que a equipe de atendimento tenha acesso à planilha de gerenciamento de tempo dos líderes e seja instruída a saber distinguir se as questões são realmente emergenciais ou se podem ser postergadas.

A mudança de conduta de não parar tudo para atender aos pais será mais facilmente compreendida se a atendente explicar que a pessoa requisitada está ocupada atuando diretamente em uma ação que beneficiará o seu filho, como acompanhando o professor em sala de aula com o objetivo de melhorar a qualidade pedagógica.

4 – Retorno – É importante salientar que a coordenadora deverá, assim que estiver livre, ligar para a família. Para não ocorrer esquecimentos, sugiro a aplicação de um protocolo simples de ligação com checklist de verificação pela atendente.

Reuniões de equipe com limites de tempo – Líderes, como diretores, coordenadores e orientadores, não podem deixar que suas emoções administrem seu tempo. De forma inconsciente, dedicamos mais tempo às pessoas que gostamos e menos àquelas que não nos agradam. Sempre que agendar uma reunião, peça para a recepcionista avisar o horário do seu início e término.

Os coordenadores que apenas fazem reuniões individuais correm mais riscos de serem traídos pelas suas emoções. O mais eficaz é conduzir a equipe através de reuniões de monitoramento em grupo, checklist e feedback com constância e periodicidade, e usar os encontros individuais para as pessoas com reais dificuldades ou com comportamentos negativos.

Os pais como aliados na gestão da escola – Após implantar a cultura organizacional na escola, é hora de educar os pais. Para que a mudança ocorra com o mínimo de intempéries, proponho uma abordagem andragógica, enfatizando os benefícios que o filho irá obter com a mudança de atitude da escola em relação à gestão de horários.

Segundo um dos preceitos da andragogia, o adulto sente-se estimulado quando recebe um benefício para si ou, no caso, para seu filho.

Christian Rocha Coelho
CEO Grupo Rabbit

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